Alle relevanten Informationen der Zeiterfassung in einem Überblick

Autor: Georg Ringer, zuletzt aktualisiert am: 11.03.14 , Seite drucken
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Zeiterfassung 2014

Die Zeiterfassung umfasst eine Reihe von Maßnahmen, deren Implementierung spürbar zur Kostenstraffung und Umsatzoptimierung beitragen können. Dabei sollte eine optimale Zeiterfassung in der Lage sein, die präzise erfassten und aufgearbeiteten Arbeitszeiten vorgegebenen Zeitkonten und Kostenstellen bzw. Projekten auf Wunsch periodengerecht zuzuordnen und bei den korrekten Kostenträgern (wie etwa Projekten) zu verbuchen. Durch die Sekunden-Minuten genaue Zuordnung und Auswertung von Arbeitszeiten zu Mitarbeitern und Projekten lässt sich so ein individuelles Arbeitszeitmanagement gestalten, das dem Unternehmen und der Mitarbeitermotivation entgegen kommt.

Zeiterfassung… bietet Personalverantwortlichen und Mitarbeitern Transparenz

Arbeitszeiten werden deutlich schneller und effizienter verbucht. Ihre nachträgliche Kontrolle zum Abgleich mit der Budgetplanung wird wesentlich weniger aufwendig. Die Datenübertragung in das Lohn- und Gehaltssystem wird beschleunigt, was eine reibungslose und pünktliche Lohnzahlung gewährleistet. Zeit- und Mehrarbeitszuschläge können leichter berechnet und schneller ausbezahlt werden – zur Zufriedenheit engagierter Mitarbeiter. Die Auswertung der Daten in Kostenrechnungssystemen erfolgt zeitnah und erlaubt eine kontinuierliche Budgetanpassung.

Zeiterfassung… schafft mehr Raum für eigentliche Kompetenzen

Gerade bei Projekt- und Teamleitern werden oft erhebliche personelle Kapazitäten durch eine veraltete Zeiterfassung gebunden, die eigentlich der Umsatzgenerierung dienen sollten. Eine moderne und effiziente Zeiterfassung erlaubt eine schnelle und größtenteils automatisierte Arbeitszeitverbuchung. Projektverantwortliche haben bei einer übersichtlich gestalteten Bedieneroberfläche des Zeiterfassungsterminals immer die bereits verbrauchten Zeiten sowie die bisherigen Kosten pro Mitarbeiter im Blick. Gute Systeme errechnen anhand dieser Kennzahlen automatisch und zuverlässig eine Überschreitung des geplanten Budgets. Dies kann so rechtzeitig im Unternehmen besprochen und die Zusatzkosten berücksichtigt werden.

Zeiterfassung… optimiert unternehmerische Prozesse

Bei der elektronischen Echtzeitverbuchung von Arbeitszeiten und Leistungen werden Erfassungsfehler deutlich reduziert, deren Folgen sich sonst häufig erst sehr viel später mit irreversiblen Konsequenzen im Workflow zeigen. Durch die transparente und detaillierte Anzeige der realisierten Personaleinsätze steigt das Kostenbewusstsein und die Sensibilität für verschwendete Personalressourcen. Budgets können während laufender Prozesse optimiert werden, da Leerlauf und unproduktive Prozesse mit zu viel Personaleinsatz sofort transparent werden. Ebenso fallen leistungsstarke Mitarbeiter positiv durch ihre Kennzahlen auf und können entsprechend motiviert werden.

Zeiterfassung…spart spürbar Kosten

Auf vier Wegen dient der Einsatz von Zeiterfassung der direkten Umsatzsteigerung.

Erstens kann die personelle Wirtschaftlichkeit konstant kontrolliert und so mangelhafte Performance nachjustiert werden, bevor sie sich nachhaltig negativ auf die Umsatzentwicklung auswirkt. Das erhöht die allgemeine Produktivität und insgesamt die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Zweitens können ganz konkret Einsparungen beim administrativen Aufwand erreicht werden, den jeder einzelne Mitarbeiter zur Erfassung seiner Arbeitszeiten zu leisten hat. Statt mühsamer manueller Verbuchung erfolgt die Zeiterfassung mobil über die Zeiterfassung app oder im Unternehmen über vernetzte Zeiterfassungsterminals – die reduziert zusätzlich Verbuchungsfehler. Die frei werdende Arbeitszeit kann zur Erwirtschaftung tatsächlicher Umsätze genutzt werden. Drittens werden die kompletten Prozesse in den Personalabteilungen optimiert und notwendige Rückfragen durch Mitarbeiter aufgrund von Verbuchungsfehlern auf ein Mindestmaß reduziert. Viertens können Projektleitungen ihren Personalaufwand unabhängig planen und so ihre konzentrierte Projekterfahrung einbringen.

Ein Großteil der durchschnittlich in Unternehmen nicht produktiv genutzten Arbeitszeit (laut unabhängiger Studien bis zu 40%) entsteht durch den administrativen Aufwand bei der Personalplanung einerseits und durch nicht registrierte, unproduktiv verbrachte Arbeitszeit und Leerlaufzeiten andererseits. Ein intelligentes Zeiterfassungsmanagement macht mit beiden Faktoren Schluss – zum Vorteil engagierter Mitarbeiter und der Umsatzentwicklung des Unternehmens.

 

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