Personaleinsatzplanung mit Up-to-Date Informationsmanagement

Autor: Georg Ringer, zuletzt aktualisiert am: 03.11.14 , Seite drucken
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Personaleinsatzplanung

Die Philosophie der Personaleinsatzplanung in KMU`s ist im Grunde anhand modernster Bedienung mit Up-to-Date Informationsmanagement einfach umzusetzten: Je detaillierter alle wichtigen Planungskriterien erfasst werden können, je individueller der Planungsprozess auf die Unternehmensparameter reagieren kann, desto optimaler die resultierende Produktivitätssteigerung und Kostensenkung.

Um dieses Planungsziel zu erfüllen, sollte die Personaleinsatzplanung Software eine Reihe von Anforderungen erfüllen:

  • Einfache modernste Bedienbarkeit durch Perspektivenansichten.
  • Dezentrale, synchronisierbare Personalplanung für Filialunternehmen oder Dependancen.
  • Berücksichtigung von unternehmensspezifischen Planungsparametern wie aktuellen Personalbedarf, Mitarbeiterqualifikationen, Stammarbeitsplätzen, Produktions-Kennzahlen, Kundenfrequenzen, Umsätzen, krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten sowie Abwesenheiten aller Art und Mitarbeiterwünschen.
  • Gemeinsame Datenbank und automatische Synchronisierung von Personaleinsatzplanung, Zeitwirtschaft und Zeiterfassung, also Zugriff auf alle Stamm- und erfassten Bewegungsdaten sowie Anzeige etwa von Saldenständen, vorausprognostizierte Überstunden, Urlaubsstände, etc. im Planungsprozess.
  • Übersicht aller Mitarbeiterprofile mit festen und flexiblen Arbeitsplätzen, Qualifikationen, Restrektionen, Verantwortlichkeiten und persönlichen Einteilungspräferenzen anhand von PEP-Szenarien zur Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit via flexibler bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung.
  • Wahlweise diverse Planungszeitraster, z.B. Tage, halbe Tage, Stunden, halbe Stunden, Viertelstunden mit Zoomfunktionen in er Personaleinsatzplanungssoftware.
  • Unterschiedlichen Planversionen, welche untereinander anhand von frei definierbaren Verarbeitungsregeln verknüpft werden können. Somit können Sollpläne, Istpläne, je nach Belieben untereinander kopiert, verschoben oder fest geschrieben werden.
  • Ruhezeitreglungen nach gesetzlichen Vorgaben lassen sich einfach in die Planungsaktivitäten integrieren, so dass die Dienstplanschreiber stets im zulässigen Rahmen handeln und so einen ausgewogenen Personaleinsatz für den Arbeitsplatz vorausplanen können.
  • Automatische Einplanung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Restrektionen liefern den Personaleinsatzplanern eine optimale Übersicht. Somit können die Personaleinsatzplaner sofort reagieren und entgegenwirken.
  • Problemlose Übernahme informativer Planungskriterien aus Drittsystemen wie Kassen, Hotels, Kino-Tiketsystemen, Pflegesoftware, Waagesysteme, ERP-Systemen, PPS Systeme oder sonstigen Drittsystemen, welche Kenndaten liefern können.
  • Berücksichtigung von Berechtigungen anhand von Rechtegruppen, PEP-Szenarien, so dass Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Planer, Dienstplanschreiber, Arbeitsplatzverantwortlichen kann die Personaleinsatzplanung Software individuelle Wünsche erfüllen.
  • Informationssystem bei Planungsänderungen, das bedeutet, den Mitarbeiter bei Planänderungen per Email zu infromieren.

Sinnvolle und übersichtliche Planungsarchitektur in der Personaleinsatzplanung

Im Sinne einer einfachen, schnellen und flexiblen bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung sollte die Personaleinsatzplanung Software selbst darüber hinaus eine Reihe system-architektonischer Kriterien erfüllen.

Am intuitivsten ist eine grafische Darstellung der Personaleinsatzplanung welche flexibel ist.  Diese sollte problemlos änderbar sein, vorzugsweise durch ein einfaches Drag & Drop Prinzip, mittels dessen Einträge leicht zu verschieben und auszutauschen ist. Entscheidende Faktoren wie Verfügbarkeit einzelner Mitarbeiter oder Teams oder die reguläre Stammbesetzung für wiederholte Aufgaben oder Projekte sollten vom System gut erkennbar angezeigt werden. Zur Bestimmung der optimalen Personaleinsatzplanung ist es manchmal nötig, mehrere Plan-Versionen zu erstellen. Diese sollten zur besseren Vergleichbarkeit nebeneinander darstell- und nutzbar sein. Treten immer wiederkehrende Planungsmuster auf, sollten diese ebenfalls abrufbar sein.

Personaleinsatzplanung mit bedarfsorientierten Echzeitdaten

Eine perfekte Personaleinsatzplanung orientiert sich aber nicht nur an den anstehenden Auftragsvolumen und Aufgaben, sondern muss auch den tagesaktuellen personellen Status Quo berücksichtigen. Deshalb stellt ein intelligentes Software-System zur Personaleinsatzplanung alle diesbezüglichen Daten in Echtzeit zur Verfügung. Dazu gehören etwa die Mitarbeiteranwesenheit, die den jeweiligen Aufträgen zugewiesenen Leistungen und Umsatzerwartungen, angefallene Fehlzeiten und bereits geleistete Überstunden. Deren Berücksichtigung sichert die Personaleinsatzplanung nicht nur arbeits- und tarifrechtlich ab, sondern erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit durch eine individuelle Personalisierung jedes Mitarbeitereinsatzes.

Mehr Infos auch unter http://www.ringer.de/produkte/personaleinsatzplanung/index.php

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